ビジネスマナー電話応対｜電話をかける時の4つのポイント！
新入社員が一番苦手とする電話応対。
スマホで気軽に友だちと話すのとは違い、ビジネス電話になると緊張するのが普通です。
決して自分だけが苦手なのではなく、今はスムーズに電話応対ができている先輩たちも、みんなが通った道だと思えばいくらか気持ちが楽になりませんか？
はじめから完璧な電話応対を目指すのではなく、必要最低限押さえておきたい4つのポイントをまずは意識していきましょう。
それでは早速、電話のかけ方の4つのポイントをお伝えしていきます。是非参考にしてくださいね。
関連記事⇒電話応対｜折り返し電話の対応の仕方と応対用語を紹介！
電話のかけ方４つのポイント
電話応対の基本でかけ方の4つのポイントは以下のとおりになります。
- 事前準備は入念に！
- 相手の時間の都合を考える
- 切るのは相手が先
- ソの音階を意識する
それぞれ詳しくみていきましょう。
１）事前準備は入念に！
◯電話をかける相手の電話番号・会社名・所属部署名・担当者名など再確認します。
相手が電話口に出た瞬間に部署名や名前をど忘れしないためにも。
◯用件は整理し必要な書類や資料は手元に置き、メモの準備も忘れずに！
右利きの人なら、受話器は左手で持ちメモは右手が定位置なります。
２）相手の時間の都合を考える
◯相手の始業時間から10分ぐらいは、朝礼や伝達事項の確認など忙しい時間帯になります。
ですので、緊急の場合をのぞき、なるべくかけないほうが望ましいです。
※昼食時や、終業時間ギリギリの電話も緊急の場合をのぞき避けるようにしましょう。
やむを得ずかける場合は、次の一言を添えることを忘れないでくださいね。
・お忙しい時間帯に申し訳ございません。
３）切るのは相手が先
◯電話を切る時、かけた方から先に受話器を置くのが原則ですが、相手がお客さまや目上の方の場合は、相手が切るのを待って受話器を置きます。
新入社員の時はすべてにおいて、切るのは相手が先と心に留めましょう。
◯受話器は乱暴に置かず、静かに置きましょう。
受話器を持っていない方の手で、一呼吸おいてフックを押さえると上手くいきます。
４）ソの音階を意識して第一印象を良くする
◯あなたの声が会社の顔になることを意識する！
笑顔でハキハキと！声の高さはソの音階を意識しましょう。
ソの音階は、ドレミファソラシドの「ソ」です。
音階がつかみにくい場合、固定電話の受話器を上げてみてください。
発信音がツーーと鳴りますね。
発信音はソの音階に設定されていますので、ツーーの高さが、「ソの音階」になります。
ソの音階は、相手にとって心地よく良い印象を与えます。
ビジネスマナーの電話応対で、新入社員が電話をかける時一番意識していただきたいことは「声には表情がある」ということです。
関連記事⇒電話応対のコツは？第一印象を良くする感じが良い応対とは？
そして今回は、電話をかけ方の4つのポイントをご紹介しました。
実際に新入社員研修のセミナーでは、さきほどご紹介した4つのポイントを実践していただいておりました。
ソの音階を意識した場合と、そうでない場合のそれぞれを録音します。すると論より証拠。
あまりの違いに皆さん驚かれるのですが、自分で思っている声の高さや声の印象は、客観視することで納得できるようです。
そして客観視することで、改善され上達のスピードが上がるのも事実です。
新入社員の時だからこそ是非試してみてほしいですね。
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