ビジネスメールの返信|件名に名前が入っているときは?

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件名に自分の名前が入ったビジネスメール。

メール返信のとき、どうすればいいのか困っていませんか?

  • 自分の名前を消して返信する?
  • そのまま返信して良いの?失礼にならない?
などなど・・・。


自分の名前が件名に入っているわけですから、色々迷いますよね。



以前ビジネスマナー講師をしていたとき、セミナーの中で「件名に自分の名前が入っているときの、返信メールはどのようにすればいいですか」と、質問されることがありました。



そこで今回は「件名に名前が入っているときのメール返信の仕方」についてお伝えしていきます。あなたの迷いが解消できれば嬉しいです^^







件名に名前が入っているときのメール返信の仕方


件名に自分の名前が入ったメール。

例えば、このようなメールですね。


「青山様 4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」



では、どのように返信していくのか。

実際に私が使っていた3つのパターンをお伝えしていきます。



3つのパターンは以下のようになります。

  1. 自分の名前は削除。相手の名前に「様」を書き足す。
  2. 自分の名前は削除。相手の名前の箇所を自分の名前に変える。
  3. 急ぎのときはそのままでも良い。


では、一つずつ詳しくみていきましょう!



1.自分の名前は削除。相手の名前に「様」を書き足す。


まず、自分の名前を消します。
そして、カッコ内の相手の名前に「様」を書き足すパターンになります。



青山様 4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」
  ⇩
「Re:4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」




相手の名前に敬称づけ「様」することで丁寧な返信の仕方になります。







2.自分の名前は削除。相手の名前の箇所を自分の名前に変える。


つぎは、自分の名前を消すところは同じですが、カッコ内を送信者として自分の名前に書きかえるパターンになります。



青山様 4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」
  ⇩
「Re:4月7日電話応対セミナー会場について (青山)」




相手のメール送信のパターンを活かした返信の仕方になります。







3.急ぎのときはそのままでも良い。


さいごは、忙しく時間が取れないときの対応として、何も変えずにそのままで返信するパターンになります。



「青山様 ○月○日セミナー会場について (ABC商事 田中)」
  ⇩
「Re:青山様 ○月○日セミナー会場について (ABC商事 田中)」




ビジネスメールの件名は、「誰と」「用件は何か」が分かることが大切ですので、急ぎの場合などそのまま返信しても良いです。







私の場合、1のパターン「自分の名前を削除し、相手の名前に様をつける」をよく使っていました。


ここでお伝えしたいことは、「絶対このやり方が正しい!」ということありません。

その時の状況や相手との関係などを考えて、臨機応変に対応していくことが望ましいです。


「ビジネスマナーではどうなんだろう?」


・・って、考えてしまいますよね。この考えることは、とても大切なことです。



ただ、マナーにこだわりすぎて「仕事の手が止まる」「時間をかけすぎる」など、メール返信に時間をとられないようにしましょうね。




それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。


まとめ


【件名に名前が入っているときのメール返信の仕方】には、以下の3つのパターンを紹介しました。

  1. 自分の名前は削除。相手の名前に「様」を書き足す。
  2. 自分の名前は削除。相手の名前の箇所を自分の名前に変える。
  3. 急ぎのときはそのままでも良い。

いかがでしたか?

「件名に自分の名前が入っているときの返信の仕方」で、3つのパターンをお伝えしてきましたが、これからできそうですか。



ではここで、メール返信を迷わずできる簡単な方法を紹介します。


それは「パターン化」することです。


例えば、ビジネスメールの返信のときは

  • 件名はそのまま
  • Re:はのこす
  • 名前入りの件名は、パターン2のやり方にする


これらのことは、メール返信の決まりごとと言えばそれまでなのですが、毎回迷わなくて済むように、自分にあったやり方をパターン化しておくことで、迷うことなくメール返信ができるようになりますよ^^


あとは、慣れていくだけ。


はじめは、ぎこちなく時間がかかるものです。
先輩たちもみんなそうでした。


しかし回数を重ねていけば、自然と身につき、スムーズなメール返信ができるようになります。自分を信じてがんばりましょう!

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