ビジネスメールの返信｜件名に名前が入っているときは?
件名に自分の名前が入ったビジネスメール。
メール返信のとき、どうすればいいのか困っていませんか？
- 自分の名前を消して返信する？
- そのまま返信して良いの？失礼にならない？
などなど・・・。
自分の名前が件名に入っているわけですから、色々迷いますよね。
以前ビジネスマナー講師をしていたとき、セミナーの中で「件名に自分の名前が入っているときの、返信メールはどのようにすればいいですか」と、質問されることがありました。
そこで今回は「件名に名前が入っているときのメール返信の仕方」についてお伝えしていきます。あなたの迷いが解消できれば嬉しいです＾＾
目次
件名に名前が入っているときのメール返信の仕方
件名に自分の名前が入ったメール。
例えば、このようなメールですね。
「青山様 4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」
では、どのように返信していくのか。
実際に私が使っていた3つのパターンをお伝えしていきます。
3つのパターンは以下のようになります。
- 自分の名前は削除。相手の名前に「様」を書き足す。
- 自分の名前は削除。相手の名前の箇所を自分の名前に変える。
- 急ぎのときはそのままでも良い。
では、一つずつ詳しくみていきましょう！
1.自分の名前は削除。相手の名前に「様」を書き足す。
まず、自分の名前を消します。
そして、カッコ内の相手の名前に「様」を書き足すパターンになります。
「青山様 4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」
⇩
「Re:4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中様)」
相手の名前に敬称づけ「様」することで丁寧な返信の仕方になります。
2.自分の名前は削除。相手の名前の箇所を自分の名前に変える。
つぎは、自分の名前を消すところは同じですが、カッコ内を送信者として自分の名前に書きかえるパターンになります。
「青山様 4月7日電話応対セミナー会場について (ABC商事 田中)」
⇩
「Re:4月7日電話応対セミナー会場について (青山)」
相手のメール送信のパターンを活かした返信の仕方になります。
3.急ぎのときはそのままでも良い。
さいごは、忙しく時間が取れないときの対応として、何も変えずにそのままで返信するパターンになります。
「青山様 ○月○日セミナー会場について (ABC商事 田中)」
⇩
「Re:青山様 ○月○日セミナー会場について (ABC商事 田中)」
ビジネスメールの件名は、「誰と」「用件は何か」が分かることが大切ですので、急ぎの場合などそのまま返信しても良いです。
私の場合、1のパターン「自分の名前を削除し、相手の名前に様をつける」をよく使っていました。
ここでお伝えしたいことは、「絶対このやり方が正しい！」ということありません。
その時の状況や相手との関係などを考えて、臨機応変に対応していくことが望ましいです。
「ビジネスマナーではどうなんだろう？」
・・って、考えてしまいますよね。この考えることは、とても大切なことです。
ただ、マナーにこだわりすぎて「仕事の手が止まる」「時間をかけすぎる」など、メール返信に時間をとられないようにしましょうね。
それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。
まとめ
【件名に名前が入っているときのメール返信の仕方】には、以下の3つのパターンを紹介しました。
- 自分の名前は削除。相手の名前に「様」を書き足す。
- 自分の名前は削除。相手の名前の箇所を自分の名前に変える。
- 急ぎのときはそのままでも良い。
いかがでしたか？
「件名に自分の名前が入っているときの返信の仕方」で、3つのパターンをお伝えしてきましたが、これからできそうですか。
ではここで、メール返信を迷わずできる簡単な方法を紹介します。
それは「パターン化」することです。
例えば、ビジネスメールの返信のときは
- 件名はそのまま
- Re:はのこす
- 名前入りの件名は、パターン2のやり方にする
これらのことは、メール返信の決まりごとと言えばそれまでなのですが、毎回迷わなくて済むように、自分にあったやり方をパターン化しておくことで、迷うことなくメール返信ができるようになりますよ＾＾
あとは、慣れていくだけ。
はじめは、ぎこちなく時間がかかるものです。
先輩たちもみんなそうでした。
しかし回数を重ねていけば、自然と身につき、スムーズなメール返信ができるようになります。自分を信じてがんばりましょう！
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