ビジネスマナー電話のかけ方!役職名に様はつけるの?
仕事に少しずつ慣れてきたものの、「電話応対だけは難しい…」と頭を痛めていませんか。
しかも、「電話をかけるときのドキドキする心臓の音！周りに聞こえていないか…」と思うくらい緊張しますよね。
取引先に電話をかけるとき、何度も深呼吸してみたりして・・・。
受話器を上げるまでの心の準備に、時間がかかりますね。
ましてや、「電話をかける相手に役職名がある場合「様」はつけるのか・・・いやいや敬称だからつけない！？」
・・・なんて悩んでいませんか？
そこで今回は、元ビジネスマナー講師の私が「ビジネスマナーの電話のかけ方で、役職名に様は付けるの？」についてお伝えしていきます。
併せて、電話のかけ方の手順も紹介していますので再確認してみてくださいね。
目次
ビジネスマナー電話のかけ方｜役職名に様をつけるのは正しい？
それでは、結論から申し上げます。
電話をかけるとき、相手の役職名に「様」はつけません。
役職名はそれ自体を敬称として使います。
なので
支店長・様（さん）どちらとも敬称になります。
敬称を重ねる使い方はしないので、正しい使い方ではありません。
では、どのように話せばいいのか・・・。
はい！次の例を参考になさってくださいね。
クッション言葉 ＋ 役職名 ＋ 〇〇様
「恐れ入ります、支店長の田中様はいらっしゃいますか」
◆名前がわからない場合は
クッション言葉 ＋ 役職名
「恐れ入ります、支店長はいらっしゃいますか」
お願い事をしたりお断りをしなくてはならない時、伝える言葉の前に添える言葉です。
クッション言葉を使うことで、丁寧で優しい印象を与えることができます。
・申し訳ございません
・あいにくですが…
・お手数をおかけいたしますが…
・恐れ入ります
・お差し支えなければ
※会社によっては、役職名に「様」をつけることもあります。何が正しいのかを、まずあなたが理解することが大切です。その上で柔軟に対応していただければと思います。
ではここで、あなたにお訊きします。
電話のかけ方は上手くできていますか？
もし、少しでも自信がないと思ったら、次で紹介する「電話のかけ方の手順」で再確認してみましょう！
ビジネスマナー電話のかけ方の手順
それでは、基本的な電話のかけ方の手順は以下のようになります。
- 相手の電話番号・所属部署・氏名を確認する
- 会社名を確認する
- こちらの会社名・氏名を名乗る
- 取り次ぎを依頼する
- 相手が出たらあいさつをし、用件を伝える
- あいさつし、受話器を置く
それぞれ詳しくみていきましょう。
話す用件・順序をまとめておく
- 必要な書類は準備し手元に置いておく。
- 話す順序をまとめておく。
相手の電話番号・所属部署・氏名を確認する
- 代表電話の場合は、内線番号まで確認する。
- 内線番号がわからない場合は、部署名を確認する。
- 市外局番も確認する。
- 氏名は間違えないように正確に読む
- 同姓が多い名前はフルネームを確認しておく。
会社名を確認する
・会社名は省略しないようにする。
「〇〇会社でいらっしゃいますか」
こちらの会社名・氏名を名乗る
・第一声が大切！ 明るく、さわやかに、はっきりと名乗りましょう。
「ABC商事の渡辺と申します。いつもお世話になっております」
◆ビジネス上のあいさつ
- 「いつもお世話になります」
- 「お忙しいところを申し訳ございません」
◆関係を表すあいさつ
- 「先日はありがとうございました」
- 「先ほどは、お問い合わせをいただきありがとうございました」
取り次ぎを依頼する
- 名指し人の部署、役職、氏名をはっきりと正確に告げる。
- 同姓の名前がいる可能性がある場合は「～の件で」など、用件を添えて依頼する。
「総務課の山本様、いらっしゃいますでしょうか」
「請求書の件でお電話いたしました。鈴木様いらっしゃいますか」
相手が出たらあいさつをし、用件を伝える
- あいさつとこちらの会社名・氏名を再度名乗る。
- 今話せるか相手のつごうを聞く。
- 用件に入る。
- 相手が理解したかどうか確認する
◆あいさつ、名乗り、相手の都合を聞く
- 「いつもお世話になります、ABC商事の渡辺と申します。〇〇について確認したいのですが、今よろしいでしょうか」
- 「いつもお世話になります、ABC商事の渡辺と申します。お調べいたしましたので、今ご説明させていただいてもよろしいですか」
◆相手の都合がわるい場合
「おそれ入りますが、何時頃お電話すればよろしいでしょうか？ご都合のよい時間をお聞かせいただけますか」
◆用件を話す
※（結論を先に伝える。わかりやすく伝えるために、数字を引用する。）
- 「先日、私どもから送らせていただいた請求書の件でお電話いたしました」
- 「今回、送っていただいた商品について、３点ほどお伺いしたいのですが・・・」
◆相手が理解したかどうか確認する
- 「それでは、請求書の件、確認してこちらからご連絡させていただきます」
- 「それでは、〇〇の件、おわかりいただけましたでしょうか」
あいさつし、受話器を置く
- 電話の終わりは丁寧なあいさつを心がける。
- 相手が切ったことを確認し、受話器を静かに置く。
※電話を切るときは、かけたほうから先に受話器を置くのが原則です。
ただし、相手がお客さまや目上の方からの電話の場合は、相手が切るのを待って受話器を置きましょう。
「それでは、お会いする件、よろしくお願いいたします」
「本日は、お忙しいところありがとうございました。失礼致します」
また、次に会うときによい印象を持ってもらうためにも丁寧な応対を心がけましょう！
それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。
まとめ
- ビジネスマナー電話のかけ方｜役職名に様をつけるのは正しい？・役職名自体敬称なので「様」はつけない。
- ビジネスマナー電話のかけ方の手順
以下の流れになります。
- 相手の電話番号・所属部署・氏名を確認する
- 会社名を確認する
- こちらの会社名・氏名を名乗る
- 取り次ぎを依頼する
- 相手が出たらあいさつをし、用件を伝える
- あいさつし、受話器を置く
電話をかけるとき、最初の印象がその後のやり取りを左右します。
電話応対で最初に心がけることは「感じの良いあいさつ」「ハキハキとした名乗り」をすることです。
そして、相手の貴重な時間を無駄にしないためにも、かける前には相手の名前と用件を確認しておきましょうね！
習うより慣れろ・・・ではありませんが、
電話応対は回数を重ねていくことでスキルも磨かれていきます。
そして、その経験が自信へと変わっていきます。
新入社員のみなさん、
「また話したい」と思っていただける電話応対を目指して、自己研鑚してくださいね＾＾
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