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メール返信のとき件名は変える?ビジネスマナーで正しいのは?

入社して仕事にも慣れ、お客さまや取引先とのメールのやり取りが増えてくると、毎日のメールの対応に、四苦八苦していませんか？

とくに、「メール返信のとき、件名は変えたほうがいいの？それとも、そのままでいい？ビジネスマナーではどちらが正しいの？」・・・なんて悩んでいませんか。

私がビジネスマナー講師をしていたときも、「メールの返信」についての質問が多かったです。

とくに、新入社員を悩ませているのが次にようなこと。

• 先輩は、件名はそのままで良い
• 上司は、失礼にあたるから件名は変える

このように、対極する教えを受けることなんですね。もしかしてあなたも、同じように悩んでいましたか？

実は、状況を考えるとどちらとも間違いではありません。

上司も忙しいので、「〇〇な場合、件名は変えて返信するように・・・」などの、状況説明を欠いているのかもしれません。

そこで今回は、私が忙しい上司や先輩に代わり「ビジネスマナーのメール返信の件名」についてお伝えしていきます。

ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない？

メールを返信するとき、件名やRe:についてビジネスマナーではどうなのでしょう。

結論から言いますと

• 件名はそのまま
• Re:は残しておく

になります。

それぞれの理由については、次で詳しくお伝えしていきますね。

メール返信：件名はそのままで良いことの理由

まず、仕事を効率的に進めるためにも件名はそのままにして返信します。

返信メールで件名がそのままですと、送信した側は「あの用件の返信だな…」と、メールを見る前から、頭のなかでは用件の内容が浮かんできます。

このような返信メールあなたも受け取っていると思いますが、件名がそのままだと見た瞬間、送信した内容が浮かんできませんか？

では、件名を新しく変えた場合を考えてみます。
仕事の効率、時間管理という点ですね。

1、2件のメール返信なら思わないかもしれませんが、一日に100通以上のメール対応に追われる部署でしたらどうでしょうか。

仕事の進め方のキモは時間管理。

すべてのメール返信に件名を変えることはしないまでも、仕事を効率的に進めるうえでも件名はそのままにします。

つぎは、もう一つの理由「Re:」は残しておいても良いについてお伝えします。

メール返信：「Re:」は残しておくことの理由

メール対応の優先順位をつけるためにも「Re:」は残しておきます。

メールの受信一覧を見たとき、「Re:」がついていると返信だとすぐわかりますね。

相手は件名を見てある程度内容を判断し、優先順位の高いものからメールを開いていきます。

あなたも、受信したメールを開くとき上から順番に開いていますか？
多分、件名を見て瞬時に読む優先順位をつけていると思います。

「Re:」返信ということは、こちらが質問など何かしら投げかけを行ったことへの返信なので、すぐにでも読みたいメールになります。

極端な話、メール対応の優先順位は

となります。

なので、送信者のメール対応の優先順位から考えると「Re:」は残しておくほうがありがたいのです。

一部のメールソフトでは、メール管理を「Re:」で振分けることもあり、返信の際「Re:」を取ってしまうとツリー構造が崩れてしまうとも言われています。

ここまでは、

• 件名はそのまま
• Re:は残す

について、お伝えしてまいりました。

ただし、これが絶対ではないということをこれからお話します。

メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合

新入社員を悩ます上司のひと言に、メール返信の「件名は新しく変える」があります。

私が講師をしているときにお聞きした「件名を新しく変える」ことについての理由で、多かったものをいくつか挙げてみたのが、次のとおりです。

◆件名を新しく変える

• 件名を変えないのは、ビジネスマナーに欠けた人と思われる。
• 件名を変えていいのは、目上の人が目下に指示を出すときのみ
• 取引先は大切な存在なので、丁寧な対応をするため。

他にも、まだいろいろな思いや考えがあると思います。

ここで、私がお伝えしていたことは「相手に合わせた臨機応変な心づかいをする」ということです。

時間管理や効率化から考えると

• 件名はそのまま(一つの案件が終了するまで)
• Re:は残す(複数になるときは、一つだけ残しておく)

が最適です。

しかし、相手に合わせた丁寧な返信を考えると

このように、Re:を取り件名を変えた返信もあるということです。

これから上司に指摘された場合には、「丁寧さ」を優先し対応していきましょう＾＾

それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。

まとめ

今回お伝えしてきたことは、以下の2つでした。

1. ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない？
2. メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合

1.ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない？
仕事の時間効率やメール返信の優先順位などの点から考えると

• 件名はそのまま
• Re:は残す

2.メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合
　相手との関係などの点から考えると

丁寧さを優先する。

2つの点からみて、膨大な数のメール対応をする場合でも、数件のメール対応の場合でも「相手に合わせた臨機応変な心づかい」を考えた、メールの返信ができることが望ましいです。

「心」ある柔軟な対応ができれば、あなたは仕事がデキる人と評判になること間違いなし！

一朝一夕にできることではありませんが、意識して行うことにより3ヶ月・6ヶ月後には驚くほど成長していますので、ぜひトライしてみてくださいね＾＾