メール返信のとき件名は変える?ビジネスマナーで正しいのは?

ビジネスマナーメール返信件名やRe
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入社して仕事にも慣れ、お客さまや取引先とのメールのやり取りが増えてくると、毎日のメールの対応に、四苦八苦していませんか?


とくに、「メール返信のとき、件名は変えたほうがいいの?それとも、そのままでいい?ビジネスマナーではどちらが正しいの?」・・・なんて悩んでいませんか。


私がビジネスマナー講師をしていたときも、「メールの返信」についての質問が多かったです。

とくに、新入社員を悩ませているのが次にようなこと。

  • 先輩は、件名はそのままで良い
  • 上司は、失礼にあたるから件名は変える


このように、対極する教えを受けることなんですね。もしかしてあなたも、同じように悩んでいましたか?



実は、状況を考えるとどちらとも間違いではありません。


上司も忙しいので、「〇〇な場合、件名は変えて返信するように・・・」などの、状況説明を欠いているのかもしれません。



そこで今回は、私が忙しい上司や先輩に代わり「ビジネスマナーのメール返信の件名」についてお伝えしていきます。

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ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない?


ビジネスマナーメール返信件名変える

メールを返信するとき、件名やRe:についてビジネスマナーではどうなのでしょう。


結論から言いますと

  • 件名はそのまま
  • Re:は残しておく
になります。


それぞれの理由については、次で詳しくお伝えしていきますね。


メール返信:件名はそのままで良いことの理由


まず、仕事を効率的に進めるためにも件名はそのままにして返信します。


返信メールで件名がそのままですと、送信した側は「あの用件の返信だな…」と、メールを見る前から、頭のなかでは用件の内容が浮かんできます。



領収書発送の件
  ⇩
Re:領収書発送の件



このような返信メールあなたも受け取っていると思いますが、件名がそのままだと見た瞬間、送信した内容が浮かんできませんか?





では、件名を新しく変えた場合を考えてみます。
仕事の効率、時間管理という点ですね。


1、2件のメール返信なら思わないかもしれませんが、一日に100通以上のメール対応に追われる部署でしたらどうでしょうか。



件名を変え返信 1通に2分要したとします。
100通だと…2分×100通=200分=3時間20分

メール返信に3時間以上の時間を費やします。




仕事の進め方のキモは時間管理


すべてのメール返信に件名を変えることはしないまでも、仕事を効率的に進めるうえでも件名はそのままにします。



つぎは、もう一つの理由「Re:」は残しておいても良いについてお伝えします。



メール返信:「Re:」は残しておくことの理由


メール対応の優先順位をつけるためにも「Re:」は残しておきます。


メールの受信一覧を見たとき、「Re:」がついていると返信だとすぐわかりますね。



ビジネスマナー研修のお知らせ
  ⇩
Re:ビジネスマナー研修のお知らせ



相手は件名を見てある程度内容を判断し、優先順位の高いものからメールを開いていきます。





あなたも、受信したメールを開くとき上から順番に開いていますか?
多分、件名を見て瞬時に読む優先順位をつけていると思います。



「Re:」返信ということは、こちらが質問など何かしら投げかけを行ったことへの返信なので、すぐにでも読みたいメールになります。



極端な話、メール対応の優先順位は


返信メール>新規メール 



となります。


なので、送信者のメール対応の優先順位から考えると「Re:」は残しておくほうがありがたいのです。


一部のメールソフトでは、メール管理を「Re:」で振分けることもあり、返信の際「Re:」を取ってしまうとツリー構造が崩れてしまうとも言われています。




ここまでは、

  • 件名はそのまま
  • Re:は残す
について、お伝えしてまいりました。


ただし、これが絶対ではないということをこれからお話します。



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メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合


メール返信件名変える

新入社員を悩ます上司のひと言に、メール返信の件名は新しく変えるがあります。



私が講師をしているときにお聞きした「件名を新しく変える」ことについての理由で、多かったものをいくつか挙げてみたのが、次のとおりです。


◆件名を新しく変える
  • 件名を変えないのは、ビジネスマナーに欠けた人と思われる。
  • 件名を変えていいのは、目上の人が目下に指示を出すときのみ
  • 取引先は大切な存在なので、丁寧な対応をするため。



他にも、まだいろいろな思いや考えがあると思います。


ここで、私がお伝えしていたことは「相手に合わせた臨機応変な心づかいをする」ということです。




時間管理効率化から考えると

  • 件名はそのまま(一つの案件が終了するまで)
  • Re:は残す(複数になるときは、一つだけ残しておく)
が最適です。




しかし、相手に合わせた丁寧な返信を考えると


Re:領収書発送の件
  ⇩
領収書発送の件(ご回答)




Re:ABC商事 田中様
  ⇩
ご要望のサンプルの件




このように、Re:を取り件名を変えた返信もあるということです。


これから上司に指摘された場合には、「丁寧さ」を優先し対応していきましょう^^



それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。


まとめ


今回お伝えしてきたことは、以下の2つでした。

  1. ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない?
  2. メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合

1.ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない?
仕事の時間効率やメール返信の優先順位などの点から考えると

  • 件名はそのまま
  • Re:は残す



2.メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合
 相手との関係などの点から考えると

丁寧さを優先する。



2つの点からみて、膨大な数のメール対応をする場合でも、数件のメール対応の場合でも「相手に合わせた臨機応変な心づかい」を考えた、メールの返信ができることが望ましいです。


「心」ある柔軟な対応ができれば、あなたは仕事がデキる人と評判になること間違いなし!


一朝一夕にできることではありませんが、意識して行うことにより3ヶ月・6ヶ月後には驚くほど成長していますので、ぜひトライしてみてくださいね^^


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