メール返信のとき件名は変える?ビジネスマナーで正しいのは?
![ビジネスマナーメール返信件名やRe](https://antiaging50.com/wp-content/uploads/2017/05/d5fb6a62b70e460b579913ba839733cb.jpg)
入社して仕事にも慣れ、お客さまや取引先とのメールのやり取りが増えてくると、毎日のメールの対応に、四苦八苦していませんか?
とくに、「メール返信のとき、件名は変えたほうがいいの?それとも、そのままでいい?ビジネスマナーではどちらが正しいの?」・・・なんて悩んでいませんか。
私がビジネスマナー講師をしていたときも、「メールの返信」についての質問が多かったです。
とくに、新入社員を悩ませているのが次にようなこと。
- 先輩は、件名はそのままで良い
- 上司は、失礼にあたるから件名は変える
このように、対極する教えを受けることなんですね。もしかしてあなたも、同じように悩んでいましたか?
実は、状況を考えるとどちらとも間違いではありません。
上司も忙しいので、「〇〇な場合、件名は変えて返信するように・・・」などの、状況説明を欠いているのかもしれません。
そこで今回は、私が忙しい上司や先輩に代わり「ビジネスマナーのメール返信の件名」についてお伝えしていきます。
目次
ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない?
メールを返信するとき、件名やRe:についてビジネスマナーではどうなのでしょう。
結論から言いますと
- 件名はそのまま
- Re:は残しておく
になります。
それぞれの理由については、次で詳しくお伝えしていきますね。
メール返信:件名はそのままで良いことの理由
まず、仕事を効率的に進めるためにも件名はそのままにして返信します。
返信メールで件名がそのままですと、送信した側は「あの用件の返信だな…」と、メールを見る前から、頭のなかでは用件の内容が浮かんできます。
領収書発送の件
⇩
Re:領収書発送の件
このような返信メールあなたも受け取っていると思いますが、件名がそのままだと見た瞬間、送信した内容が浮かんできませんか?
では、件名を新しく変えた場合を考えてみます。
仕事の効率、時間管理という点ですね。
1、2件のメール返信なら思わないかもしれませんが、一日に100通以上のメール対応に追われる部署でしたらどうでしょうか。
件名を変え返信 1通に2分要したとします。
100通だと…2分×100通=200分=3時間20分
メール返信に3時間以上の時間を費やします。
仕事の進め方のキモは時間管理。
すべてのメール返信に件名を変えることはしないまでも、仕事を効率的に進めるうえでも件名はそのままにします。
つぎは、もう一つの理由「Re:」は残しておいても良いについてお伝えします。
メール返信:「Re:」は残しておくことの理由
メール対応の優先順位をつけるためにも「Re:」は残しておきます。
メールの受信一覧を見たとき、「Re:」がついていると返信だとすぐわかりますね。
ビジネスマナー研修のお知らせ
⇩
Re:ビジネスマナー研修のお知らせ
相手は件名を見てある程度内容を判断し、優先順位の高いものからメールを開いていきます。
あなたも、受信したメールを開くとき上から順番に開いていますか?
多分、件名を見て瞬時に読む優先順位をつけていると思います。
「Re:」返信ということは、こちらが質問など何かしら投げかけを行ったことへの返信なので、すぐにでも読みたいメールになります。
極端な話、メール対応の優先順位は
返信メール>新規メール
となります。
なので、送信者のメール対応の優先順位から考えると「Re:」は残しておくほうがありがたいのです。
一部のメールソフトでは、メール管理を「Re:」で振分けることもあり、返信の際「Re:」を取ってしまうとツリー構造が崩れてしまうとも言われています。
ここまでは、
- 件名はそのまま
- Re:は残す
について、お伝えしてまいりました。
ただし、これが絶対ではないということをこれからお話します。
メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合
新入社員を悩ます上司のひと言に、メール返信の「件名は新しく変える」があります。
私が講師をしているときにお聞きした「件名を新しく変える」ことについての理由で、多かったものをいくつか挙げてみたのが、次のとおりです。
他にも、まだいろいろな思いや考えがあると思います。
ここで、私がお伝えしていたことは「相手に合わせた臨機応変な心づかいをする」ということです。
時間管理や効率化から考えると
- 件名はそのまま(一つの案件が終了するまで)
- Re:は残す(複数になるときは、一つだけ残しておく)
が最適です。
しかし、相手に合わせた丁寧な返信を考えると
Re:領収書発送の件
⇩
領収書発送の件(ご回答)
Re:ABC商事 田中様
⇩
ご要望のサンプルの件
このように、Re:を取り件名を変えた返信もあるということです。
これから上司に指摘された場合には、「丁寧さ」を優先し対応していきましょう^^
それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。
まとめ
今回お伝えしてきたことは、以下の2つでした。
- ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない?
- メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合
1.ビジネスマナーのメール返信で件名やRe:は変えない?
仕事の時間効率やメール返信の優先順位などの点から考えると
- 件名はそのまま
- Re:は残す
2.メール返信の「Re:」をとり件名を変える場合
相手との関係などの点から考えると
丁寧さを優先する。
2つの点からみて、膨大な数のメール対応をする場合でも、数件のメール対応の場合でも「相手に合わせた臨機応変な心づかい」を考えた、メールの返信ができることが望ましいです。
「心」ある柔軟な対応ができれば、あなたは仕事がデキる人と評判になること間違いなし!
一朝一夕にできることではありませんが、意識して行うことにより3ヶ月・6ヶ月後には驚くほど成長していますので、ぜひトライしてみてくださいね^^
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